Welche Erfahrungen gibt es mit einem Messestand auf der Medizinmesse IFAS?

[agathe]

Auf Messen war ich schon oft, bislang allerdings ausschließlich als Besucherin und noch nie als Ausstellerin. Nun ist es so, dass im beruflichen Kontext die Frage im Raum steht, ob wir uns mit einem Messestand an der Medizinmesse IFAS beteiligen sollen. Theoretisch kann sich das das ganze Team gut vorstellen, praktisch hat von uns jedoch keiner Erfahrungen mit dem Thema.

Was muss man für einen gelungenen Messeauftritt beachten? Und woher bekommt man seinen Messestand? Soweit ich das aus Besucherperspektive einschätzen kann, dürften da auch etliche Vorgaben zu beachten sein?

[Pacony]

Ich war jetzt noch nicht auf dieser speziellen messe, kenne aber Messen von einigen meiner Arbeitgeber. Die kommen zwar aus einem anderen Bereich aber grundsätzlich kann man die Messen schon vergleichen. Die Messen an sich laufen ja immer gleich ab, nur die Themen variieren halt.
Ich versuche mal auf deine Fragen einzugehen und sie zu beantworten.

Was muss man für einen gelungenen Messeauftritt beachten?

Man sollte wissen auf was man sich einlässt. Es sollte aus Überzeugung passieren und nicht einfach mal so zum Spaß. Das kann schnell nach hinten losgehen - daran hängt ja auch das Image einer Firma. Also wirklich ein klares Konzept ausarbeiten. Was möchte ich mit der Messe erreichen, wie kann ich es umsetzen, an wen wende ich mich, wo liegen meine Ziele,...?

Und woher bekommt man seinen Messestand?

Geht zu einem Messebauer und lasst euch einen Messestand designen. Ihr erhaltet einige Skizzen mit verschiedenen Varianten und entscheidet dann welches Design umgesetzt werden kann. Dann wählt man ein Design aus und das wird dann umgesetzt. Größe des Standes ist halt immer von der Messe abhängig. Die Messestände lassen sich aber in der Regel schnell anpassen.

Soweit ich das aus Besucherperspektive einschätzen kann, dürften da auch etliche Vorgaben zu beachten sein?

Ja es gibt viele Vorgaben, um die müsst ihr euch aber nicht kümmern wenn der Messestand von einer professionellen Firma gebaut wird. Brandschutz, Elektronik, Wasser, Größe, Höge des Standes,... Das erledigt dann alles der Messebauer.

Hoffe ich konnte dir ein wenig weiterhelfen. Wenn du mehr Fragen hast, versuche ich sie dir zu beantworten. Kann dir auch schildern wie wir/ich da immer vorgegangen bin, vielleicht hilft es weiter. Aber wie gesagt, ich komme aus einer anderen Brache aber für die Messen an sich, spielt das keine große Rolle. Themenbezogene Fragen wären dann nicht so mein Fall.

[agathe]

Man sollte wissen auf was man sich einlässt. Es sollte aus Überzeugung passieren und nicht einfach mal so zum Spaß. Das kann schnell nach hinten losgehen - daran hängt ja auch das Image einer Firma. Also wirklich ein klares Konzept ausarbeiten. Was möchte ich mit der Messe erreichen, wie kann ich es umsetzen, an wen wende ich mich, wo liegen meine Ziele,...?

Natürlich ist das Ausstellen auf einer Messe kein Freizeitvergnügen, das man halt mal ausprobiert, das ist uns schon allen klar. Aber bevor man nicht selbst praktische Erfahrungen gesammelt hat, weiß man halt auch nicht so recht, worauf man sich wirklich einlässt. Wir haben zum Beispiel keine Ahnung, welches Mobiliar ein guter Messestand braucht oder welche Giveaways gut ankommen. Was wir mit dem Ausstellen auf einer Messe erreichen wollen, wissen wir aber durchaus.

Geht zu einem Messebauer und lasst euch einen Messestand designen. Ihr erhaltet einige Skizzen mit verschiedenen Varianten und entscheidet dann welches Design umgesetzt werden kann. Dann wählt man ein Design aus und das wird dann umgesetzt. Größe des Standes ist halt immer von der Messe abhängig. Die Messestände lassen sich aber in der Regel schnell anpassen.

Ich würde ja hingehen, wenn ich wüsste wer ein guter Messebauer ist und wo ich ihn finden kann. Dass man aber dort aber nicht nur einen Stand, sondern auch ein Design bekommen kann, ist gut. Wir haben zwar vage Vorstellungen, aber da wir von einem anderen Fach sind, fehlt uns die Expertise unsere Vorstellungen auch gut umsetzen zu können. Und wahrscheinlich ist auch gar nicht alles, was man so im Kopf hat, auch praktisch umsetzbar.

Ja es gibt viele Vorgaben, um die müsst ihr euch aber nicht kümmern wenn der Messestand von einer professionellen Firma gebaut wird. Brandschutz, Elektronik, Wasser, Größe, Höge des Standes,... Das erledigt dann alles der Messebauer.

Das ist eine große Erleichterung. Wir würden uns nämlich schon gerne bei den Vorbereitungen auf das konzentrieren, womit wir uns gut auskennen.

[Pacony]

Da geht es aber auch um die Strategie: Was möchte ich vermitteln, wie schaffe ich das, an wen wende ich mich,...? Das kann man auch ohne Erfahrung ausarbeiten. Das macht man ja in einer Firma auch in anderen Bereichen so. Mir geht es nur darum, dass man nicht glauben soll, man taucht auf einer Messe auf und schon rennen einem alle die Türe ein. Und selbst wenn, muss man darauf vorbereitet sein sonst wirkt alles chaotisch - und das Bild will man wohl nur selten von sich vermitteln.
Einige Messebauer beantworten aber auch genau diese Fragen auf ihren Homepages oder in ihren Blogs. Syma z.B. hat einen Blogbeitrag über Messestandmöbel - vielleicht schaust du dir den mal an bzw. halt auch die anderen Beiträge wenn es für dich interessant ist. Der Anbieter ist auch ein echter Messebauer (nicht nur jemand, der nebenbei auch Messestände zusammenzimmert). Gibt auch Tischler, die angeben Messebauer zu sein. Hinbekommen tut man sicherlich einen Stand. Frage ist dann halt wie man den schnell auf und abbauen möchte oder wiederverwenden soll wenn es sich nicht um ein spezielles Bausystem handelt

[agathe]

Ohne Erfahrung dauert alles halt sehr viel länger, als man sich das zuerst einmal gedacht hatte. Wir haben uns bemüht in der verbleibenden Zeit noch so viel wie möglich hinzubekommen, aber es hat sich dann recht bald herauskristallisiert, dass unser Zeitplan für dieses Jahr zu ambitioniert war. Mit Syma hatten wir zwar in der Zwischenzeit schon über deren Kontaktformular Kontakt aufgenommen und sie hätten es zeitlich sogar noch untergebracht, womit wir fast nicht gerechnet hatten, aber wie du sagst, es gibt auch beim ganzen Drumherum noch sehr viel zu beachten und zu planen, so dass wir unser Vorhaben mit dem Messestand ein kleines bisschen in die Zukunft verschoben haben. Wie lange Vorlaufzeiten haben eigentlich große Unternehmen und Konzerne, die sehr regelmäßig auf verschiedenen internationalen Messen vertreten sind?

[Pacony]

Das ist oft der Fall. Man unterschätzt oft die Arbeit - weil man von vornherein nicht genau weiß, was alles an Arbeit auf einen zukommt.
Na dann habt ihr zumindest jetzt genug Zeit für das nächste Jahr. Wartet nicht zu lange und geht die Sache gleich an bzw. macht euch einen konkreten Plan.
Naja, ich denke das kann man so nicht sagen. Es kommt ja drauf an ob man von Null startet oder eben schon alles vorhanden ist (Messestand, Strategie, Mitarbeiter, Infobroschüren,...)
Wenn man wirklich regelmäßig auf Messen ist, dann hab man da schon seine eigenen Mitarbeiter, die sich ausschließlich oder zumindest zu einem großen Teil, nur darum kümmern. Denke da haben aber nur wirklich große Firmen die Ressourcen dazu.
Die einzelnen Messen unterscheiden sich ja auch nicht großartig. Mit der Zeit bekommt man da auch genug Erfahrungen damit dann eine Messe reibungslos abläuft. Dann wird es irgendwann zur Routine. Startet man da, hat man diesen Vorteil natürlich nicht. Da muss man dann bei jeder messe dazulernen.
Vorlaufzeit in dem Sinn wird es auch nur geben, wenn man nur selten auf Messen vertreten ist. Sonst läuft ja immer die Vorbereitung auf die nächste Messe. Zumindest in den Hauptzeiten sind ja auch messen im 14 Tage Rhythmus.
Eventuell kommt da mal ein neues Produkt dazu oder es gibt ein neues Verfahren. Dann schult man das Personal aber es geht sonst routinemäßig weiter.

[agathe]

Es ist halt auch schwierig bis unmöglich den Aufwand realistisch einschätzen zu können, wenn man sowas noch nie gemacht hat. Selbst wenn man großartige Unterstützung hat, ist es immer noch ein Haufen Arbeit, der bewältigt werden will. Ich verstehe jetzt auch, warum oft die Messevorbereitungen für die nächste Messe schon direkt nach dem Ende der jeweils vorherigen Messe beginnen werden. Den Stand alleine hätten wir beziehungsweise unser Messebauer sicher schon hinbekommen, aber damit alleine ist es ja auch nicht getan.

Nächstes Jahr kriegen wir sicher einen gelungenen Auftritt hin und bei der aktuellen IFAS werden wir uns mal als Besucher einen Eindruck verschaffen, wie alles abläuft, also zumindest vor den Kulissen. Und vielleicht bekommen wir auch noch zusätzliche Inspirationen für unseren Stand und Auftritt auf zukünftigen Messen.

Eventuell kommt da mal ein neues Produkt dazu oder es gibt ein neues Verfahren. Dann schult man das Personal aber es geht sonst routinemäßig weiter.

Das stimmt, es ist etwas anderes, ob man alles von Grund auf neu konzipieren muss oder ob man nur kleine Änderungen und Neuerungen umsetzen muss.

Wie ist das eigentlich bei Ständen, wenn die für unterschiedliche Messen an verschiedene Gegebenheiten angepasst werden müssen? Was ist da möglich, ohne dass die Nachhaltigkeit darunter leidet?

[Pacony]

Man muss sich vorher überlegen was man auf einer Messe möchte, was die Ziele sind und wie man diese erreicht. Ein schöner Messestand ist da ein Ausgangspunkt, alles andere muss man dann selbst erledigen. Da sollte man sich im Vorhinein schon Gedanken machen. Mal so auf einer Messe ausstellen und darauf warten, dass jeder zu einem kommt und alles von alleine läuft, ist nicht unbedingt zu empfehlen.
Schaut euch die Messe an, redet eventuell auch mal mit einigen Ausstellern. Wenn nicht zu viel los ist, kommt man dort sehr leicht ins Reden.

Da es sich um ein Bausystem handelt, ist da viel möglich und auch schnell machbar. Die meisten Sachen werden wiederverwendet. Das ist also schon alleine deshalb Nachhaltig, weil man da nicht für jede Messe alles neu machen muss. Das Design und der Aufbau bleibt ja meist gleich - es ändern sich nur die Maße ein wenig und die kann man relativ leicht anpassen. Gut, dann braucht man halt mal einen neuen Träger oder eine neue Wand, aber das war es dann im Grunde auch schon mit den neuen Sachen. Eventuell kann man ja auch mit der Anordnung sich an die Maße anpassen. Das muss man sich dann von Messe zu Messe anschauen. Aber das sind alles nicht deine Probleme, das übernimmt dann alles Syma oder eben ein anderer Messebauer (wenn das im Angebot mit dabei ist). Da muss man sich halt alles anschauen was dabei ist und was der jeweilige Messebauer macht.

[agathe]

Dass der Messebauer nur für einen möglichst gelungenen Stand verantwortlich ist, ist schon klar! Wobei unseren Erfahrungen nach schon auch etliche Dienstleistungen rundherum angeboten werden, zum Beispiel auch bezüglich spezieller Düfte für Messestände. Man kennt das ja, dass man Eindrücke nie auf nur einer einzigen Ebene verarbeitet. Wenn man ein neues Buch in die Hand nimmt, geht es ja auch nicht nur um das Gefühl vom Angreifen, sondern auch darum, dass es nach Druckertinte und Papier riecht. Etwas, was ein E-Book nie haben wird. Und auch etwas, warum ich glaube, dass virtuelle Messestände immer eine Ergänzung und nie ein kompletter Ersatz für Messebesuche vor Ort sein werden.

Da es sich um ein Bausystem handelt, ist da viel möglich und auch schnell machbar. Die meisten Sachen werden wiederverwendet. Das ist also schon alleine deshalb Nachhaltig, weil man da nicht für jede Messe alles neu machen muss.

Das haben wir inzwischen auch in Erfahrung gebracht. Ich finde sowas ja immer total sympathisch, wenn aus einzelnen, robusten und wiederverwendbaren Elementen immer unterschiedliches, neues gebaut werden kann!

[Pacony]

Ja gut, da gibt es sicherlich viele Aspekte, die sich behandeln lassen. Mehr ist halt immer möglich - ob jetzt bei speziellem Düften, Lichtshows oder zweistöckigen Messeständen. Wenn sich jetzt ein Messebauer auf Baumessen spezialisiert, denke ich nicht, dass da viele Anbieter Rosenduft bei ihrem Messestand haben wollen
Würde ich so nicht sagen - virtuelle Messen können schon ein Ersatz sein - nicht für jeden vielleicht aber man muss sich ja nur mal überlegen ob es Sinn ergibt um die halbe Welt zu fliegen wenn man auch virtuell auf einer Messe teilnehmen kann. Vorausgesetzt der virtuelle Messeauftritt ist gut gemacht. Wenn sich das noch weiterentwickelt, glaube ich schon, dass man beispielsweise auf lange Anfahrtswege verzichtet. Aber sicherlich wird es für die Kunden vor Ort etwas geben. Nur kommen dann eben nur die Interessenten aus der Umgebung und nicht mehr von anderen Kontinenten.

Hier ergibt es halt Sinn weil die messen ja immer nur an einem Wochenende stattfinden. Man muss alles schnell auf- und wieder abbauen. hat nicht viel zeit, kann nicht massive Bauelemente mitnehmen und bewegen. Und dann geht es auch gleich wieder weiter auf die nächste Messe an einen ganz anderen Ort. Das wird sich mit der Zeit alles entwickelt haben. Wenn es dann auch noch nachhaltiger ist, ist das ja mal super. Zeigt für mich, auch nachhaltigere Lösungen sind oft besser. Virtuelle oder hybride Messen gehen für mich auch in diese Richtung. Das bringt ja auch einige Vorteile.